Mulighetenes tid

Vi er midt oppe i en global finanskrise, og mediene er fulle av konkurser og dommedagsprofetier. De fleste bransjer sliter, og selv tilsynelatende solide selskaper havner i problemer.

Men historien har vist oss at det er nettopp i nedgangstider at vinnere skapes. De som bruker krisetidene til å optimalisere sin egen virksomhet blir vinnere. De kommer seg ikke bare helskinnet gjennom krisen, vinnerne står også best rustet til å flyte på oppturen som alltid kommer etter en nedtur.

Men hvordan blir man en vinner ?

I Finansavisen 3. Desember advarer Terje Andersen i revisjonsselskapet Ernst & Young mot å kutte kostnader etter «ostehøvelsprinsippet» i krisetider. At ledere i panikk kutter 10-20% jevnt over hele virksomheten kan gjøre mer skade enn gavn.

«Det er viktig å forstå virksomheten, og å vite hva som er kjerneområdene og hvor problemene ligger. Først med en klar strategi er det mulig å vite hvor man skal kutte, og hvilke områder man skal satse på» sier Andersen. «Men for å gjøre dette på en vellykket måte, må man ta jobben med å gå inn i kjerneprosessene i virksomheten og analysere og vurdere hva som gjøres bra og hva som bør forbedres. Når denne analysejobben er gjort og man har kartlagt arbeidsflyten i prosessene, sløsing av tid, bruk av ressurser og kvalitetsbrister, finner man ofte et stort forbedringspotensial. Skal virksomhetene ha suksess når det røyner på, må de faktisk ofte øke ressursbruken på noe, og kutte kraftigere på andre områder.»

Utfordringen med Andersens råd i disse dager er selvfølgelig at det er for sent for mange å sette i gang store kartleggingsprosjekter nå. En annen utfordring som flere virksomheter allerede har erfaring med er at slike kartleggingsprosjekter har en tendens til å bli så omfattende og ressurskrevende at de i praksis er vanskelige å gjennomføre.

Så hva kan man gjøre på kort sikt ?

• På kort sikt bør man gjennomføre en kartlegging på høyt nivå for å skape et bilde av hvilke prosesser, enheter og ressurser som er mest kritiske for virksomheten, og hvilke som er mindre kritiske.
• I de kritiske delene av virksomheten bør man gjenta kartleggingen på et lavere nivå, slik at man får et bilde av hva som fungerer bra, og hvor det er potensial for forbedring.
• Det er avgjørende at omfanget av kartleggingene begrenses, slik at man får resultater fort.
• Tilsvarende er det viktig at de tiltak som iverksettes er av begrenset omfang, slik at man får raske gevinster.
• Poenget med å starte på toppen og kartlegge seg nedover er å sikre at de tiltak som iverksettes bidrar til å styrke den overordnede verdiskapingen. Think global, act local !

Hva bør man gjøre på lang sikt ?

For å forbli en vinner når krisen er over bør man sette de kortsiktige tiltakene over inn i et strategisk perspektiv, og gjøre kontinuerlig optimalisering av prosesser til en naturlig del av oppgavene på alle nivåer i virksomheten.

Videre må ledelsen sørge for at virksomheten har et sammenhengende målhierarki. Det vil si at målene til alle deler av virksomheten bør direkte eller indirekte henge samen med virksomhetens hovedmål.

Med en gjennomgående optimaliseringskultur og felles mål har man et grunnlag for å skape et «winning team».