Hva er poenget med BPM ?

Jeg blir av og til bedt om å forklare på en enkel måte hva som er poenget med å implementere Business Process Management (BPM). Svært forenklet kan man si at man da oppnår å «trekke forretningsprosessene ut av applikasjonene». Men hva så ? Hva er nytten av å «trekke forretningsprosessene ut av applikasjonene» ? De fungerer jo der de er i dag…

Dette er et helt berettiget spørsmål. Hvorfor fikse noe som virker ?

For å forklare dette vil jeg bruke et eksempel fra Telecom-bransjen:
Tenk deg at du ringer et nummer med mobiltelefonen din. For å koble en samtale fra nummer A til nummer B er det en relativt omfattende prosess som må eksekveres. Operatøren må identifisere nummeret du ringer til, hvilken operatør vedkommende har og sende oppkallet videre til denne operatøren, som på sin side må lokalisere hvor mottakerens mobil befinner seg, sende samtalen til riktig basestasjon osv.
Hele denne prosessen ble håndtert av spesiallagede applikasjoner hos hver operatør.

Frem til 1999 hadde hver operatør sine egne nummerserier, og de første sifrene i telefonnummeret ble dermed brukt til å bestemme hvilken operatør samtalen skulle kobles til. I 1999 ble imidlertid nummerportabilitet innført. Det vil si at man hadde rett til å beholde det samme telefonnummeret selv om man byttet operatør. (Sikkert en bra stemmesanker for politikerne, men et mareritt for operatørene.)

For operatørene ble konsekvensen at de måtte endre hele prosessen for å koble opp en samtale. Nå måtte man ut av de spesiallagede applikasjonene til en ekstern database og slå opp hvilken operatør hvert enkelt telefonnummer tilhørte. Dessuten måtte man være sikre på at prosessen ikke ble forsinket, da kundene forventer at det ikke tar med enn ett sekund eller to å koble opp en samtale. Ettersom prosessen var hardkodet i flere applikasjoner, medførte liten politisk beslutning dermed omfattende prosjekter og store kostnader for operatørene.

Det er her poenget med BPM kommer inn i bildet: Hadde man drevet selve prosessen utenfor applikasjonene (men fremdeles benyttet funksjonaliteten inne i applikasjonene), ville endringen i prosessen medført betydelig mindre utfordringer og kostnader for operatørene. De opprinnelige applikasjonene kunne forbli urørte, og man ville bare være nødt til å utvikle en ny tjeneste som sjekket hvilken operatør nummeret var knyttet til. Prosessen ville da kunne kalle denne nye tjenesten istedenfor den gamle funksjonen inne i applikasjonene. Resten av stegene i prosessen ville kunne gå som før, og applikasjonene ville kunne forbli urørt.

Tilsvarende små justeringer i etablerte forretningsprosesser er vanlig i mange bransjer. Justeringer som i seg selv ikke er så store, men som hver gang medfører kostnader, risiko og utfordringer i forbindelse med tilpasning av systemer og rutiner. På sikt resulterer ofte alle disse små justeringene dessuten at systemene blir som uoversiktlige lappetepper som er veldig dyre i drift.

Ved å skille selve prosessen fra systemene gjennom Business Process Management kan man redusere utfordringene ved slike små endringer, og dessuten beholde oversikten. Små endringer i prosessene trenger ikke å medføre endringer i store, komplekse applikasjoner, men man kan klare seg med å utvikle en mindre tjeneste. Kostnadene blir betydelig lavere, og risikoen reduseres dramatisk.