BPM Strategi

Prosesstyring, eller BPM (Business Process Management), er et område som kan gi de fleste virksomheter store forbedringer i verdiskapingen. Enten det er i form av automatisering og kostnadsreduksjoner, standardisering og kontroll eller å tilpasse prosessene til hyppige endringer, så kan prosesstyring gi betydelige resultater på kort tid.

Men som så mange andre tiltak, så er også prosesstyring avhengig av å implementeres riktig for å gi resultater. Det er derfor helt avgjørende at man starter med å lage en BPM Strategi.

BPM Strategien er styringsdokumentet som legger grunnlaget for hvordan man skal oppnå de forventede resultater av prossestyringen. Det trenger ikke å være et langt dokument, men det bør minst inneholde følgende:

• Hva er målet med å innføre prosesstyring
• Beskrivelse av dagens situasjon
• Liste over tiltak for å nå målet
• Plan for implementering av prosesstyring

Målet

Det er mange gode grunner til å starte med prosesstyring, men det er helt avgjørende for et vellykket resultat at man er klar på hva virksomheten ønsker å oppnå med BPM. Målet er avgjørende for hvilke tiltak man prioriterer å starte med, og hvordan prosesstyringen implementeres. Målet kan være å redusere kostnader gjennom automatisering, å få kontroll på prosessen gjennom oppfølging, å tilpasse prosessen til endring, å forbedre kvaliteten o.s.v. Uansett hva målet er, så er det viktig at resten av strategien bygger på dette.

Et annet moment som er viktig er at målet i BPM Strategien er knyttet til virksomhetens hovedmål.

Dagens situasjon

I beskrivelsen av dagens situasjon inngår en analyse av de viktigste prosessene, organisasjonen, ressursene og systemene som støtter prosessene. Det er nettopp ved å holde denne beskrivelsen opp mot målene at man ser hvilke tiltak som må iverksettes. En god analyse gir også grunnlag for å beregne hvilken gevinst man kan forvente av de ulike tiltakene.

Tiltak

Å lage en liste over mulige tiltak for å forbedre prosessene er som regel enkelt. Utfordringen er å finne de riktige tiltakene, og kvantifisere disse. Det er nødvendig for å kunne prioritere hvilke tiltak man bør starte med, og hvilke man bør utsette.

Plan

Plan for implementering er den viktigste del av strategien. Den beskriver hvor i virksomheten man skal starte, hvordan prosesstyring skal implementeres, hvem som er involvert og hva som er kriteriene for et vellykket prosjekt.

Forankring

Det er dessverre som regel ikke toppledelsen i virksomheten som lager BPM Strategien. Men en vellykket strategi er avhengig av forankring hos den øverste operative ledelsen. Innføring av prosesstyring innebærer ofte betydelige endringer i hvordan virksomheten fungerer, og det er de derfor avgjørende at ledelsen står bak.

Like viktig er forankringen hos de som deltar i prosessene. Man kan gjennomføre verdens smarteste og beste tiltak, men hvis det ikke støttes av de som utfører arbeidet i prosessene så vil det ikke lykkes.

Teknologi

Prosesstyring, eller BPM, forbindes ofte med teknologi og IT-verktøy. Det finnes en rekke gode verktøy som gjør det enklere å styre prosessene. Men prosesstyring er ikke et teknologitiltak. Prosesstyring dreier seg først og fremst om å forbedre virksomhetens forretningsprosesser og verdiskaping. Hvilket verktøy man eventuelt velger å benytte er sjeldent avgjørende for utfallet.

Man kan sammenlikne det med å skrive et brev: Et godt tekstehandlingsverktøy kan gjøre det lettere å skrive, men det er innholdet som avgjør om det er et godt brev.