Arendal Kommune – 5 år etter
Arendal ble i 2004 kåret til «Årets Servicekommune». Begrunnelsen var omstillingen kommunen hadde gjennomført siden 2000. Fra å være en kommune preget av økonomisk kaos og misfornøyde innbyggere, klarte de på kort tid å bedre servicetilbudet og samtidig redusere kommunebudsjettet med 300 millioner kroner.
Resultatene ble oppnådd ved et bevisst fokus på kommunens mål og prosesser. To viktige elementer i dette var utstrakt bruk av IT og en betydelig reduksjon av anntall årsverk i kommunens administrasjon.
Arendal Kommune var på midten av 90-tallet kjent som «kulehodemaskinens siste skanse». Kommunen hadde store underskudd og økonomien var et kaos. På slutten av 90-tallet vedtok bystyret å sette i gang en omfattende omstillingsprosess som skulle medføre en total omlegging av både det politiske og administrative arbeidet i kommunen.
Først ble den politiske styringsmodellen endret slik at politikerne fikk et mer helhetlig perspektiv.
Deretter ble kommunens 3000 ansatte reorganisert, og den tradisjonelle sentralstyrte etatsmodellen ble erstattet av 72 tjenesteytende virksomheter med selvstendig resultat- og personalansvar. Endringen innebar at beslutningsmyndighet ble flyttet så langt ut i organisasjonen som mulig, og at de enkelte virksomheter fikk et selvstendig ansvar for å organisere seg mest mulig hensiktsmessig.
Det ble lagt vekt på å utnytte IT og kjente metodeverk i størst mulig grad, og de ansatte var involvert i alle deler av omstillingen.
Omstillingen var ikke bare en dans på roser. Mange stillinger ble overflødige (totalt var nedbemanningen på ca. 12%), og flere enheter ble lagt ned eller slått sammen. Det var mange protester og høylytte diskusjoner underveis, men litt etter litt fant man frem til løsninger som fungerte. Det hele resulterte i at økonomien kom under kontroll og kommunen fikk prisene «Årets Servicekommune 2004» og «Sørlandets Kompetansepris 2005».
Men hvordan har det gått etter 2004 ? Har Arendal Kommune fortsatt å forbedre seg, eller har pendelen svingt tilbake ?
Vi tok en prat med kommuneleder Kjell Sjursen, som var prosjektleder for omstillingen.
Hvordan har det gått siden 2004 ?
– Mye har forandret seg siden den gang. Ambisjonene våre er mye høyere i dag. Vi har en helt ny organisasjon og har flyttet inn i et nytt rådhus.
– Vi forsøker å ligge i fremste rekke når det gjelder å utnytte mulighetene i ny teknologi, men teknologiske valg er aldri drivende for endringsarbeidet. Teknologien er bare et verktøy som muliggjør endringene.
Hva er de viktigste erfaringene med omstillingsprosessen ?
– At det er helt avgjørende å etablere en utviklingskultur i organisasjonen.
Hvordan måler dere prosessene og resultatene ?
– Vi jobber akkurat nå med å utvikle et helt nytt styringssystem, med nye målekriterier. Det skal gjøre oss i stand til å måle konkret hvordan vi presterer i forhold til de målsettinger bystyret og administrasjonen setter.
Hva er kommunens største utfordringer i dag ?
– Det er faktisk en utfordring at innbyggerne har så store forventninger. Deres forventninger øker i takt med at vi blir bedre, slik at vi føler at vi aldri når helt opp…
Hvordan skal andre virksomheter komme i gang med sin omstilling ?
– Først og fremst så må man bestemme seg for hva man vil oppnå. Man må være engasjert og ha troen på at det er mulig å nå målene. Deretter er det viktigst å mobilisere organisasjonen og medarbeiderne, og så må man etablere en endringskultur.
– Det er helt avgjørende å gi medarbeiderne i organisasjonen myndighet og handlingsrom, slik at medarbeiderne blir pådrivere i forbedringsarbeidet.
– I Arendal Kommune har vi etablert en rekke Arbeidslag. De har ansvaret for å sikre kvalitet og forbedring av sine prosesser og tjenester. Ved å fordele ansvaret utover i organisasjonen begrenser vi omfanget av hvert enkelt tiltak, og oppnår raskere resultater.
– Videre har vi etablert et innovasjonsmiljø i kommunen som støtter arbeidslagene med metodikk og pedagogikk.
Hva er planen fremover ?
– Vi samarbeider med nabokommunene og fylkeskommunen om blant annet en ny innbyggerportal. Vi har som målsetting å være ledende i landet når den lanseres i 2011.
Vil du lese mer om omstillingsprosessen i Arendal Kommune kan vi anbefale boken «Hva nå, Arendal?» som ble utgitt av Kommuneforlaget i 2006.
