Å kartlegge verdiskapingen

Vet du hva som påvirker verdiskapingen i din virksomhet ? De fleste vil svare JA. Men vet vi egentlig hvordan de ulike delene av virksomheten påvirker verdiskapingen ? Hva er det som gjør at ikke din virksomhet tjener mer penger eller skaper større verdier ?

Et eksempel: Det vil være nærliggende å si at hvis vi selger mer, så vil vi skape større verdier. Men hva om det er produksjonskapasiteten som er den virkelige flaskehalsen ? Da vil vi likevel ikke generere mer verdier ved å selge mer. Og hvis produksjonen er den egentlige flaskehalsen; hva vil gi størst økning i verdiskapingen: å øke prisene eller å øke produksjonskapasiteten ?

Svaret vil naturligvis variere fra virksomhet til virksomhet. Og dette er nettopp poenget. Hver enkelt virksomhet trenger å kartlegge verdiskapingen slik at man vet hvilke tiltak som gir størst økning i verdiskapingen. (Og det gjelder enten verdiskapingen måles i penger eller antall behandlede pasienter.)

Å kartlegge verdiskapingen er en komplisert øvelse. Flere har forsøkt, og alt for ofte ender dette med uendelige analyser og modeller som er så kompliserte å vedlikeholde at det i praksis er umulig.

En metodikk som jeg har god erfaring med er Fokusanalyse.

Fokusanalyse er en metodikk som skaper et bilde av virksomheten i fire dimensjoner:

• Mål
• Prosess
• Organisasjon
• Ressurser

Gjennom å samle inn og analysere informasjon i disse fire dimensjonene kan man danne seg et godt bilde av virksomheten og verdiskapingen, slik at tiltak settes inn der hvor det gir størst effekt på verdiskapingen.

De fire fasene i en fokusanalyse er

Informasjon
Her samles det inn informasjon om virksomhetens mål, strategi og rammebetingelser. Virksomhetens ledelse er mye involvert i denne fasen.

Prosess
Detaljert kartlegging av de utvalgte prosessene gir en stor del av informasjonsgrunnlaget for analysen. Denne delen av kartleggingen foregår primært ute i virksomheten, der prosessene gjennomføres.

Analyse
En Fokusanalyse genererer ganske store mengder informasjon, så en datamodell brukes til analysen. Datamodellen er også grunnlaget for å kvalitetssikre de antagelser som må gjøres. Modellen er i stor grad selvkontrollerende, slik at analysen vil avdekke åpenbare feil og logiske brister.

Konklusjon
I tillegg til å gi et bilde av hvordan virksomhetens verdiskaping er sammensatt, basert på virksomhetens hovedmål, gir konklusjonen også informasjon om hva man IKKE vet.

En Fokusanalyse tar alltid utgangspunkt i virksomhetens hovedmål.

Overordnet informasjon om virksomheten, dens mål og rammebetingelser hentes hos ledelsen, mens detaljert informasjon om prosessene hentes ute i organisasjonen hos de som deltar i prosessen.

Det er viktig at omfanget av analysen blir riktig. Den må være omfattende nok til at konklusjonen gir reell verdi, men ikke så omfattende at den tar for lang tid. Det er ofte bedre å gjennomføre flere analyser isteden for å forsøke å få alle svarene i én analyse.

Hensikten med en Fokusanalyse er ikke å skapet et 100% komplett bilde av virksomhetens verdiskaping. Det koster mye mer enn det smaker. Hensikten er å skape en grunnleggende modell som over tid kan forbedres. Modellen synliggjør hvordan de enkelte deler av virksomheten bidrar til verdiskapingen, slik at hver enkelt person og organisasjonsenhet blir oppmuntret til å forbedre sin del av helheten. Fokusanalysen blir grunnlaget for en kontinuerlig optimalisering av verdiskapingen i virksomheten.